在中小型系统集成公司中,项目的例会是项目团队内部沟通的主要平台,通常以周为单位召开。它是项目中最重要的会议之一。项目例会一般由项目经理主持召开,主要议题包括:
1、项目进展程序调查和汇报;
2、项目问题的解决;
3、项目潜在风险的评估;
4、项目团队人力资源协调等。
采取哪些措拖提高项目例会的效率
1、事先制定一个例会制度,如确定例会的时间、参加人员范围及一般议程等;
2、放弃可开可不开的会议;
3、明确会议的目的和期望结果;
4、发布会议通知,明确会议目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题等;
有一种被广泛采用的决策方法是:广泛征求意见,少数人讨论,核心人员决策。许多会议不需要项目全体人员参加,因此需要根据会议的目的来确定参会人员的范围。
5、在会议之前将会议资料发给参会人员,要求提前阅读,直接在会上讨论,以节约会议时间;
6、对于有异地成员参加或者需要演示的场合,可以借助视频设备;
7、明确会议规则,如指定主持人,明确主持人的职责,以对会议进行有效控制;
8、会议要有纪要,会议后要总结,提炼结论;
9、做好会议的后勤保障,如兼有联络感情的会议,可选择一个合适的地点,提供餐饮、娱乐和礼品,制定一个有张有弛的会议议程等。
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